小規模システム開発事例(1)

留学生寮管理システム

システム概要

大学管財部が運用する留学生向け寮の管理システムです。複数の寮を管理することを想定しており、定期的な募集にあわせて申込みを募り、割り当てを経て入寮、そして、退寮期限までに入寮者に退寮日を登録してもらう、という業務フローをシステム化しています。

もともとは全くシステム化されておらず、申込み情報を収集し、担当者がエクセルベースでの割り当て作業を行い、各方面に連絡。その後の取りまとめもすべてほぼ人力ですべて行うという状態でした。その属人的業務を大幅に見直すと同時にシステム化を行うことで、業務効率を大きく改善することに成功しています。

主な機能

募集管理

春と秋に定期募集される募集を定義し管理することができます。募集ごとに基本となる入寮日候補や退寮期限日を設定することができ、その募集に申し込んだ希望者全員にその条件が適用されます。募集をわけることで様々な条件での入寮に対応できるようになっており、留学生の属性ごとに募集を分けることで複雑なケースに容易に対応可能です。

申し込み管理

募集に対して申し込まれた申込みを管理することができる機能です。入寮希望者の項目の確認変更はもちろん、管理者特有の項目の確認、変更もできるようになっています。また、管理者の中でも立場によってアクセスできる情報を制限できるようになっており、情報管理を高度に行えるようになっています。

入寮・退寮管理

入寮日や退寮日を一覧で確認し、必要なアクションを準備するための機能です。入寮受け入れ準備が必要な寮長等は、この画面をみて準備をすすめることができます。また、入寮の確認や退寮の確認状況を簡単に更新できるようになっており、予定外の事態も正確にシステムに反映できる仕組みになっています。

寮管理

募集の対象となる寮マスタを管理するための機能です。寮の基本情報として様々な情報を登録でき、登録した情報を基に、入寮予定者への案内メールの内容を形成することも可能です。

部屋管理

割り当て対象となる部屋マスタを管理するための機能です。寮に紐づくかたちで登録できます。部屋タイプとして対象の性別を設定することもでき、希望により即した自動割り当てを行えるようになっています。また、部屋にまつわる記録を残すことができ、修繕の履歴やその部屋でのトラブル記録なども行えるようになっています。

仮押さえ管理

何かしらの事情で特定の部屋を割り当て可能な状態で残しておきたい場合に使える機能です。部屋指定、または部屋の条件指定で任意の数の部屋を仮押さえできるようになっており、自動割り当て前に特定の部屋を残しておきたいケースや、予定修繕の前後の割り当て制限を行いたいケースなどで活用できます。

支払い状況管理

寮または部屋単位で家賃を設定することで、入寮期間に応じた家賃支払いを生成・管理することができる機能です。毎月の支払い状況を基に簡単に更新でき、支払い状況に問題があるものを抽出することができ、その後のアクションを行いやすくしています。

RA報告書管理

RA(レジデント・アシスタント)を雇用している場合に、RAの活動報告書を管理できる機能です。提出内容の確認はもちろん、提出期限までに提出したか、報酬支払い条件に合致するのか等を自動判定させることができます。内容はCSVエクスポートでき、関連する部署への依頼業務も効率化されています。

お知らせ管理

入寮者に対するお知らせを管理できる機能です。特定の募集対象、特定の寮対象、またはその両方といった具合に、複数の条件を組み合わせて掲示対象者を設定することができます。また、閲覧状況を記録することで、内容がきちんと確認されているか、確認していない対象者は誰かといった情報も簡単に把握できるようになっています。


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