システム概要
大学人事部が学内の教職員全体に向けて運用する各種手続き/申請管理システムです。従来は紙ベースだった様々な手続きや申請を、可能な限りオンライン化するためのプラットフォームとして設計、導入されています。
紙を完全に廃止できない部分についてはシステムから同一書式のPDFを出力できるようにするなど、オンライン化の際のハードルをうまく回避しています。また、従来は様々な場所に散らばっていた補助金や福利厚生の様々な制度が一つの場所に集まることで、周知の効率化、利用率の向上、教職員満足度の向上につながっています。
主な機能
給与明細閲覧機能
従来は紙で配布していた給与明細をオンラインで閲覧できるようにした機能です。特に機密性の高い情報のため、共通の認証に加えて第二パスワードを設定することで、他者による覗き見のリスクを低減しています。オンライン化に伴う周知徹底を行った結果、利用率、閲覧率の向上と、結果として、紙配布に伴うコストの大幅カットにも成功しています。
各種変更申請機能
住所変更を筆頭に、各種変更に伴う申請を管理する機能です。一つ一つの手続きごとに機能化し、それぞれの申請状況を容易に把握できるようにしています。また、学内の他のデータベースと連携しやすいよう、所定の書式でのCSVエクスポートにも対応しています。
交通費申請機能
通勤交通費を経路とともに申請できる機能です。経路については専用のAPIを通じて取得することで、最新かつ正確な経路情報を取得できるようになっています。その経路の正当性に問題があるかどうかも簡単にチェックできるようになっており、日々発生する通勤交通費申請業務負担を大きく軽減しています。
各種補助申請機能
国や地方自治体が提供している補助や、大学独自に行なっている補助に関する申請を管理できる機能です。対象者を細かく設定できるようにしており、申請それぞれのエラーチェックも実装されており、誤った期間や、誤った条件での申請を未然に防止しています。年間で何回まで、といった通算制御も実装されており、様々な補助をまとめて管理できる体制が実現しています。
各種調査収集機能
被扶養者調査や年末調整に関する調査、家族異動に関するものなど、法人業務として取得が必要な情報を効率的に収集できる機能です。毎年決まった時期にON/OFFができるようになっており、案内PDFとともに掲示、調査回収、情報収集が行えるようになっています。未回答者の抽出も容易に行えるようになっており、未回答者への督促がスムーズに行えます。