システム概要
大学学生部による、学生向け研究助成金の申請および審査を管理するためのシステムです。申請の受付から担当教員の割り当て、審査、結果公開までを一連の流れとして簡単に行えるように設計されています。
従来は担当者による人力を駆使して取りまとめを行っていた業務を、すべて一つのシステム上でやり取り、蓄積するように変更することで業務の大幅な効率化を実現しています。従来は審査教員と事務局との間で膨大な数のメールが飛び交っていたものがオンライン化されることで、精度やスピードが劇的に向上しました。あわせて情報公開ページの生成も自動化されており、助成金の募集から成果物公開までをワンストップで管理することができます。
主な機能
募集管理
研究助成金ごとの募集を管理することができる機能です。申し込み期限を個別に設定することができ、募集要件の異なる研究助成金に対応できるよう、申込み時にどういった情報の提出を求めるかも個別に設定できるようになっています。研究助成金は毎年や半期ごとに募集されるものも多いため、管理の手間を軽減するために複製機能も設けられています。募集単位で応募を一団として管理できるため、データの抽出も行いやすくなっています。
応募管理
研究助成金ごとに集まった応募を管理することができる機能です。内容の確認や編集はもちろん、何かしらの事情で提出をやり直す必要がある場合に応募者に戻せるよう、提出リセット機能も用意されています。また、審査を行うという性質上、関係者と自動化しきれない連絡をとる場合も多くあります。そのため、応募者や、その応募の審査を担当している教員に簡単にメールを送信できる機能が組み込まれています。
審査教員管理
研究助成金の審査を行う担当教員を割り当てることができる機能です。応募個別にも設定できるとともに、割り当て業務を効率化するために、CSVファイルによる一括更新にも対応しています。審査状況は一覧できるようになっており、審査状況に応じた抽出を行った上で依頼メールを追加で送るといったことも容易に行なえます。教員情報はCSVによるマスタ管理も行えますし、他データベースとの連携が可能な場合には自動取り込みも実現可能です。
審査教員用マイページ
審査を行う教員は複数の応募を受け持つことが多いため、その審査を効率的に行えるように審査教員用マイページが用意されています。自身に関係あるものだけが表示され、何かしらのアクションが必要なものは最初の画面にわかりやすく表示する工夫がなされています。また、自身の審査内容は参照できるようになっており、複数の応募間での審査基準をあわせやすくなっています。
お知らせ管理
システム内に掲示するお知らせを管理できる機能です。応募者向けと審査教員向けそれぞれに出し分けできるようになっており、それぞれの立場にあわせた的確な情報提供が可能になっています。メールによるアクティブな通知と、お知らせ掲示による控えめな情報提供を使い分けることで、おさえるところはおさえながら、あまりうるさすぎないコミュニケーションを実現しています。お知らせ掲示については、もちろん時間によるタイマー表示に対応しています。